Carlos Schoeps

A gestão de faturas de energia, gás e água ainda é, em muitas empresas, um processo fragmentado, manual e pouco padronizado. As contas chegam por canais diferentes (e-mail, portal, papel), em formatos variados e acabam sendo tratadas de forma reativa: o foco é “pagar antes do vencimento” para evitar multas ou desligamentos, e não “entender o que está sendo cobrado”. Isso gera uma rotina de urgência permanente, em que o financeiro precisa correr atrás de documentos, aprovações e lançamentos, sem tempo para analisar se os valores estão corretos ou se fazem sentido frente ao perfil de consumo da empresa.

Outro problema recorrente é a falta de centralização das informações. Cada unidade, filial ou site pode receber e pagar suas próprias faturas, muitas vezes lançando despesas de forma genérica no ERP, sem detalhes de demanda, consumo, tributos, tarifas ou encargos. Sem uma base única e estruturada, a empresa perde a visão consolidada de quanto gasta com energia, gás e água, por unidade ou por negócio. Na prática, fica quase impossível identificar desperdícios, anomalias de consumo, cobranças indevidas ou diferenças entre contratos e o que foi efetivamente faturado pelas distribuidoras.

A etapa de pagamento e contabilização também costuma ser crítica. Em muitos casos, o processo depende de digitação manual de dados das faturas, conferência visual e aprovação via e-mail ou planilhas paralelas. Isso aumenta o risco de erro, perda de prazos, pagamentos em duplicidade e lançamentos contábeis incorretos. Além disso, a equipe de contas a pagar acaba sobrecarregada com tarefas repetitivas e operacionais, deixando pouco tempo para análises mais estratégicas de fluxo de caixa, previsibilidade de despesas e planejamento orçamentário.

Esse cenário de baixa qualidade e granularidade de dados dificulta diretamente o uso das oportunidades de redução de custos disponíveis no mercado. Para avaliar migração para o mercado livre de energia, projetos de geração distribuída (GD), entrada no mercado livre de gás ou renegociação de contratos, é fundamental conhecer a fundo o perfil de consumo e gasto por ponto de entrega, horário, sazonalidade e tipo de tarifa. Sem histórico confiável, detalhado e estruturado, os estudos são feitos com estimativas grosseiras, o que aumenta o risco de decisões mal calibradas, contratos mal dimensionados e frustração com os resultados esperados.

Ao mesmo tempo, novas exigências de gestão e controle vêm ganhando força: metas de eficiência energética, relatórios ESG, inventário de emissões (com foco em consumo de energia), exigências de compliance e auditoria, além da necessidade de dar transparência às despesas de utilities para acionistas e órgãos reguladores. Sem dados consolidados e rastreáveis, atender a essas demandas vira um desafio enorme, consumindo tempo da equipe em buscas manuais, reconciliações e montagem de relatórios, em vez de processos recorrentes, confiáveis e automatizados.

Em resumo, o problema já não é apenas pagar as faturas em dia, mas sim transformar a gestão de energia, gás e água em um processo estratégico, baseado em dados, que permita enxergar onde estão os custos, medir resultados de iniciativas de economia e dar suporte às decisões sobre mercado livre, geração distribuída e mercado livre de gás. Enquanto a coleta, o pagamento e a contabilização das faturas permanecerem fragmentados, manuais e pouco estruturados, a empresa continuará “apagando incêndios” — e deixando na mesa um potencial relevante de redução de despesas e ganho de competitividade.